Was sind Online-Meeting Tools?
Online-Meetings erfreuen sich zunehmender Beliebtheit und haben vor allem während Corona einen regelrechten Hype erfahren. Kein Wunder, schaffen sie es, geografisch verteilte Teams ganz einfach miteinander zu verbinden, Reisekosten zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
1. Was ist ein Online-Meeting?
Ein Online-Meeting, auch Web-Meeting genannt, ist eine virtuelle Besprechung, die über einen Internetbrowser oder eine Software auf dem Computer oder einem mobilen Endgerät abgehalten wird. Online-Meeting Tools ermöglichen die Videoübertragung und bieten je nach Anbieter verschiedene Funktionen wie das Teilen des Bildschirms, virtuelle Hintergründe, Chat oder Umfragen an, mit denen die virtuelle Zusammenarbeit enorm vereinfacht werden kann. Trotz der Möglichkeit der Videoübertragung ist es Teilnehmern eines Online-Meetings jederzeit freigestellt, ihre Kamera aus- oder einzuschalten, sodass sie einem virtuellen Meeting auf Wunsch auch lediglich via Audio beitreten können.
2. Was brauche ich für ein virtuelles Meeting?
Die Anforderungen an den Nutzer können je nach Online-Meeting Tool leicht variieren. So sind vor allem häufig kostenlose Online-Meeting Tools browserbasiert, d.h. für die Nutzung und Teilnahme an einer Webkonferenz ist keine Installation erforderlich. Für andere Tools ist wiederum eine Software erforderlich, die aber ganz einfach auf einen Computer oder ein mobiles Endgerät heruntergeladen werden kann.
Egal, ob Sie sich letzten Endes für eine browserbasierte Anwendung oder eine Software entscheiden, die folgenden Grundvoraussetzungen müssen für beide Optionen gegeben sein:
Egal, ob Sie sich letzten Endes für eine browserbasierte Anwendung oder eine Software entscheiden, die folgenden Grundvoraussetzungen müssen für beide Optionen gegeben sein:
- Eine stabile Internetverbindung
- Geeignete Hardware: z.B. ein PC, Laptop, Smartphone oder ein Video Board
- Eine Kamera: Im Business-Bereich ist eine professionelle Webcam empfehlenswert, aber kein Muss.
- Ein Mikrofon, um Ton aufzuzeichnen (entweder im Smartphone oder Laptop integriert oder per Headset)
- Lautsprecher, um Ton abzuspielen (entweder im Smartphone oder Laptop integriert oder per Kopfhörer)
3. Worauf sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Online Meeting Software achten?
Funktionsumfang
Machen Sie sich im Vorhinein klar, welche Funktionen die Lösung in jedem Fall abdecken muss. Über Standardfunktionen wie Videokonferenzen, Screen-Sharing oder Chat verfügt im Allgemeinen jede Videokonferenz-Software. Doch je nach Anbieter kann der Funktionsumfang eben doch variieren (z.B. Persönlicher Meetingraum, Breakout-Rooms, Webinar-Funktionen wie z.B. Umfragen etc.).
Preis und Vertragsbindung
Vergleichen Sie die verschiedenen Anbieter und wählen Sie das Modell, was Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Auf dem Markt gibt es auch viele kostenlose Angebote – hier sind der Funktionsumfang, die Teilnehmerzahl und die maximale Meetingdauer aber häufig stark eingeschränkt.
Teilnehmerzahl
Wie viele Teilnehmer*innen sollen maximal an einem virtuellen Meeting teilnehmen können? Je nach Tarif variiert die maximale Teilnehmerzahl stark - von maximal 25 bis zu 1.000 oder mehr.
Machen Sie sich im Vorhinein klar, welche Funktionen die Lösung in jedem Fall abdecken muss. Über Standardfunktionen wie Videokonferenzen, Screen-Sharing oder Chat verfügt im Allgemeinen jede Videokonferenz-Software. Doch je nach Anbieter kann der Funktionsumfang eben doch variieren (z.B. Persönlicher Meetingraum, Breakout-Rooms, Webinar-Funktionen wie z.B. Umfragen etc.).
Preis und Vertragsbindung
Vergleichen Sie die verschiedenen Anbieter und wählen Sie das Modell, was Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Auf dem Markt gibt es auch viele kostenlose Angebote – hier sind der Funktionsumfang, die Teilnehmerzahl und die maximale Meetingdauer aber häufig stark eingeschränkt.
Teilnehmerzahl
Wie viele Teilnehmer*innen sollen maximal an einem virtuellen Meeting teilnehmen können? Je nach Tarif variiert die maximale Teilnehmerzahl stark - von maximal 25 bis zu 1.000 oder mehr.
HD-Audio- und Videoqualität
Natürlich hängt die Videoqualität stark von der Internetverbindung ab. Allerdings sollten Teilnehmer auch bei einer nicht optimalen Internetverbindung jederzeit klar und deutlich zu verstehen sein – und zwar unabhängig vom verwendeten Endgerät.
Datenschutz
Arbeitet der gewünschte Anbieter DSGVO-konform und werden die Daten verschlüsselt?
User Experience
Achten sie auf eine intuitive Bedienung. Auch technisch nicht versierte Nutzer sollten in der Lage sein, die Lösung schnell zu bedienen. Achten Sie darauf, dass die Software den Beitritt zum Online-Meeting so einfach wie möglich - via Klick auf einen Button - ermöglicht. Um herauszufinden, ob eine Lösung intuitiv ist, können Sie bei vielen Anbietern einfach eine kostenlose Testphase starten.
Natürlich hängt die Videoqualität stark von der Internetverbindung ab. Allerdings sollten Teilnehmer auch bei einer nicht optimalen Internetverbindung jederzeit klar und deutlich zu verstehen sein – und zwar unabhängig vom verwendeten Endgerät.
Datenschutz
Arbeitet der gewünschte Anbieter DSGVO-konform und werden die Daten verschlüsselt?
User Experience
Achten sie auf eine intuitive Bedienung. Auch technisch nicht versierte Nutzer sollten in der Lage sein, die Lösung schnell zu bedienen. Achten Sie darauf, dass die Software den Beitritt zum Online-Meeting so einfach wie möglich - via Klick auf einen Button - ermöglicht. Um herauszufinden, ob eine Lösung intuitiv ist, können Sie bei vielen Anbietern einfach eine kostenlose Testphase starten.
Die 3 Marktführer im Bereich „Online-Meeting“
1. Cisco Webex
Cisco Webex zählt zu den am häufigsten genutzten Videokonferenz-Lösungen auf dem Markt und wurde bereits 1995 gegründet. Die Software bietet Lösungen für Teams jeder Größe und konnte bereits vor Corona 113 Millionen Meeting-Teilnehmer pro Monat verzeichnen. Webex kann vor allem durch sein großes Funktionsangebot und durch seine zahlreichen Sicherheitsfeatures punkten.
Cisco Webex zählt zu den am häufigsten genutzten Videokonferenz-Lösungen auf dem Markt und wurde bereits 1995 gegründet. Die Software bietet Lösungen für Teams jeder Größe und konnte bereits vor Corona 113 Millionen Meeting-Teilnehmer pro Monat verzeichnen. Webex kann vor allem durch sein großes Funktionsangebot und durch seine zahlreichen Sicherheitsfeatures punkten.
- Preis: Kostenlose Version erhältlich; Starter Paket: 12,85 € pro Monat, Business-Paket: 25,65 € pro Monat; Enterprise Plan: Nach Anfrage.
- Kostenlose Testphase: Ja, 30 Tage
- Teilnehmer: 100 bis flexibel anpassbar im Enterprise-Tarif
- Bedienung: Intuitive Oberfläche, einfache Registrierung
- Bild- und Audioqualität: Sehr gut (HD-Audio und HD-Video)
- Nutzung: Windows und Mac, Android und iOS, Via Browser auch mit Linux nutzbar
- Funktionsumfang: Online-Meetings und Videokonferenzen, Bildschirm- und Anwendungsfreigabe, Whiteboarding, Aufzeichnungsfunktion, integrierte Telefonkonferenz, Instant Messaging, Kalenderintegrationen, Streaming von Meetings über Facebook Live
- Integrationen: Riesiges Integrationsangebot mit branchenführenden Anwendungen (z.B. Kalenderintegration mit Outlook, CRM-Systeme wie Salesforce, Projektmanagement wie Trello und Asana, Cloud-Speicher wie Google-Drive, Sharepoint u.v.m.)
So funktioniert WebEx
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und führt Dateienaustausch- und bearbeitung sowie Chat und Videokonferenzen in einer Anwendung zusammen.
Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und führt Dateienaustausch- und bearbeitung sowie Chat und Videokonferenzen in einer Anwendung zusammen.
- Preis: Kostenlose Basic-Version; Microsoft 365 Business Basic: 4,20 € mtl. pro Benutzer; Microsoft 365 Business Standard: 10,50 € mtl. pro Benutzer
- Kostenlose Testphase: Ja, ein Monat
- Teilnehmer: bis 300
- Betriebssysteme: Windows, Mac OS; Android, iOS, Windows Phone
- Bildqualität: Sehr gut (Full-HD)
- Funktionsumfang: Office 365, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Chat, Cloud-Speicher, , Bildschirmfreigabe, individuelle Hintergründe, Meetingaufzeichnung
- Integrationen: Mehr als 700 Apps (z.B. Trello, Asana, Salesforce, MindMeister u.v.m.)
So funktioniert MS-Teams
3. Zoom
Zoom wurde 2011 gegründet und bietet neben einer kostenlosen Version unterschiedliche Preismodelle für kleine bis große Teams.
Zoom wurde 2011 gegründet und bietet neben einer kostenlosen Version unterschiedliche Preismodelle für kleine bis große Teams.
- Preis: Kostenlose Basic-Version, Pro-Version: 13,99 € pro Monat; Business-Version: 18,99 € mtl. pro Lizenz, Enterprise: 18,59 € mtl. pro Lizenz
- Kostenlose Testphase: Keine Angabe
- Teilnehmer: 100 bis 500 mit dem Add-On für große Meetings
- Bedienung: Sehr intuitive Bedienbarkeit
- Bild- und Tonqualität: Sehr gut (HD-Audio und HD-Video)
- Nutzung: Mac, Windows, Linux, iOS und Android
- Funktionsumfang: Online-Besprechungen, Bildschirmfreigabe, Chat, Whiteboarding, Übergabe von Tastatur-/Maussteuerung
- Integrationen: Umfangreiches Angebot (z.B. Slack, Salesforce, Outlook, Google Drive u.v.m.)
So funktioniert Zoom
7 weitere Online Meeting Tools
Nun haben Sie einen guten Überblick über die Top-Tools der Marktführer erhalten. Alle drei Anbieter haben eine Menge zu bieten und werden sich auch in Zukunft ein Kopf-an-Kopf Rennen um die beste Online Meeting-Lösung auf dem Markt liefern. Die Marktführer können sich also nicht auf ihrem Ruhm ausruhen – vor allem, da in den letzten Jahren auch andere Tools immer mehr an Beliebtheit gewinnen. Nachfolgend eine kleine Auswahl von weiteren beliebten Tools.
Skype
Skype gehört seit 2011 zu Microsoft und gilt als einer der bekanntesten Videokonferenz-Anbieter. Vor allem im privaten Bereich hat das Tool große Beliebtheit erlangt. Aber auch im Business-Bereich bei kleineren Unternehmen kommt die Software zum Einsatz und ermöglicht kostenlose Gruppen-Videoanrufe - auf Wunsch auch ganz ohne Installation über den Browser.
GoToMeeting ist ein Dienst für Online-Besprechungen von LogMeIn und bietet je nach Abo-Modell Meetings mit bis zu 3000 Teilnehmern. Mit jährlich mehr als 80 Millionen Online-Meetings zählt auch GoToMeeting zu den bekannteren Lösungen.
Jitsi Meet ist eine kostenlose Open-Source-Software, die es Nutzern ermöglicht, Videochats direkt im Browser – ohne Installation oder Anmeldung durchzuführen.
TeamViewer versteht sich als Software für Fernzugriff, Fernsteuerung und Fernwartung und kam 2005 auf den Markt. Für private Anwender bietet die Lösung kostenlose Online-Meetings. Für die kommerzielle Nutzung stehen unterschiedliche Preis-Tarife zur Verfügung.
Der Online-Meeting Dienst von Google ist seit 2013 am Markt. Google Meet war damals als Meeting-Lösung für Unternehmen mit einem Google Workspace (ehemals G Suite) Konto angedacht. Nun steht Google-Meet allerdings für jeden mit einem Google-Konto zur Verfügung und erlaubt in der kostenlosen Version Online-Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern. Dabei sind Meetings auf eine Stunde begrenzt.
Mikogo wurde vom deutschen Software-Hersteller Snapview entwickelt und ist mit eingeschränktem Funktionsumfang für private Nutzer kostenlos. Wer als Organisator jedoch auch selbst Online-Meetings einrichten möchte, der benötigt mindestens eine kostenpflichtige Basic-Version. Aufgrund der recht kleinen Teilnehmerzahl, die pro Sitzung möglich sind, ist das Tool eher für kleinere Unternehmen geeignet.
Wichtig: Mikogo versteht sich nicht als Videochat-Programm, sondern als Screensharing-Software. Laut Stiftung Warentest werden lediglich Audiokonferenzen und das Teilen von Bildschirminhalten unterstützt, nicht jedoch Videokonferenzen.
Das norwegische Online-Meeting Tool wurde 2013 unter dem Namen appear.in gelauncht und eignet sich für kleine bis mittlere Unternehmen. Für Videokonferenzen ist keine Installation notwendig, sondern Online-Besprechungen können ganz einfach per personalisiertem Meeting-Link im Browser stattfinden. Mit fünf Millionen Nutzern zählt Whereby noch zu den etwas unbekannteren Meeting-Lösungen.
Skype
Skype gehört seit 2011 zu Microsoft und gilt als einer der bekanntesten Videokonferenz-Anbieter. Vor allem im privaten Bereich hat das Tool große Beliebtheit erlangt. Aber auch im Business-Bereich bei kleineren Unternehmen kommt die Software zum Einsatz und ermöglicht kostenlose Gruppen-Videoanrufe - auf Wunsch auch ganz ohne Installation über den Browser.
- Preis: kostenlos
- Teilnehmer: Bis zu 100 (ehemals 50)
- Bild- und Audioqualität: Sehr gut (Audio und Video in HD)
- Bedienung: Moderne Benutzeroberfläche
- Nutzung: Windows und Mac; Android und iOS, Windows Phone, Blackberry
- Funktionsumfang: Audio- und HD-Videoanrufe, Intelligentes Messaging, Bildschirmübertragung, Anrufaufzeichnung und Liveuntertitel, Voicemail
GoToMeeting ist ein Dienst für Online-Besprechungen von LogMeIn und bietet je nach Abo-Modell Meetings mit bis zu 3000 Teilnehmern. Mit jährlich mehr als 80 Millionen Online-Meetings zählt auch GoToMeeting zu den bekannteren Lösungen.
- Preis: Professional: 10,75 € mtl. pro Organisator; Business: 14,33 € mtl. pro Organisator; Enterprise: Auf Anfrage
- Kostenlose Testphase: Ja, 14 Tage
- Teilnehmer: 150 bis 3.000 (abhängig vom Preisplan)
- Bild- und Audioqualität: Sehr Gut (HD-Video)
- Bedienung: Benutzerfreundliche Anmeldung und Registrierung
- Nutzung: Mac, Windows und Linux, Mobile Apps
- Funktionsumfang: Online-Meetings, Bildschirmübertragung, Konferenzeinwahl per Telefon, Aufzeichnungsfunktion, Zeichenwerkzeuge, virtuelles Whiteboard, Übergabe von Tastatur-/Maussteuerung, Transkription
Jitsi Meet ist eine kostenlose Open-Source-Software, die es Nutzern ermöglicht, Videochats direkt im Browser – ohne Installation oder Anmeldung durchzuführen.
- Preis: Kostenlos
- Teilnehmer: Bis zu 100
- Bild- und Audioqualität: Gut (Note 1,6 bei Stiftung Warentest)
- Bedienung: Keine Installation und Anmeldung erforderlich; Ersteinrichtung soll intuitiv sein; jedoch laut Stiftung Warentest kaum Anleitungen und Hilfen
- Nutzung: Browserbasiert & mobile Apps für iOS und Android
- Funktionsumfang: HD Audio & Video, Desktop-Sharing, Remote Control
- Integrationen: Google, Microsoft, Slack
TeamViewer versteht sich als Software für Fernzugriff, Fernsteuerung und Fernwartung und kam 2005 auf den Markt. Für private Anwender bietet die Lösung kostenlose Online-Meetings. Für die kommerzielle Nutzung stehen unterschiedliche Preis-Tarife zur Verfügung.
- Preis: Kostenlos für privaten Gebrauch; Business-Lizenz: 29,90€ pro Monat; Premium-Lizenz: 59,90 € pro Monat, Corporate Lizenz: 129, 90 € pro Monat
- Kostenlose Testphase: Ja, 14 Tage
- Teilnehmer: bis 100 je nach Preisplan (bis zu 10 können sich simultan per Videokonferenz unterhalten)
- Bild- und Audioqualität: Befriedigend (3,3 bei Stiftung Warentest)
- Bedienung: Durchschnittliches Interface, plattformübergreifender Zugriff
- Nutzung: Windows, Mac und Linux; Android, iOS und Windows App; Web-Anwendung
- Funktionsumfang: Videokonferenzen per VoIP oder Telefoneinwahl, Remote Zugriff, File-und Screen-Sharing, Screen-Recording
- Integrationen: Überschaubare Auswahl (z.B. Salesforce, Zoho, Azure AD, Jira und einige mehr)
Der Online-Meeting Dienst von Google ist seit 2013 am Markt. Google Meet war damals als Meeting-Lösung für Unternehmen mit einem Google Workspace (ehemals G Suite) Konto angedacht. Nun steht Google-Meet allerdings für jeden mit einem Google-Konto zur Verfügung und erlaubt in der kostenlosen Version Online-Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern. Dabei sind Meetings auf eine Stunde begrenzt.
- Preis: Kostenlose Version verfügbar; Google Workspace Essentials: 8 $ mtl. pro Nutzer; Google Workspace Enterprise: Auf Anfrage
- Teilnehmer: 100 - 250 (abhängig vom Preisplan)
- Bild- und Audioqualität: Sehr gut
- Bedienung: Plattform- und browserübergreifende Verfügbarkeit, einfache Bedienung
- Nutzung: Windows und Mac, Android und iOS
- Funktionsumfang: Online-Meetings, Chat, Bildschirmfreigabe, Live-Untertitel, Umfragen, Anpassbare Layouts
Mikogo wurde vom deutschen Software-Hersteller Snapview entwickelt und ist mit eingeschränktem Funktionsumfang für private Nutzer kostenlos. Wer als Organisator jedoch auch selbst Online-Meetings einrichten möchte, der benötigt mindestens eine kostenpflichtige Basic-Version. Aufgrund der recht kleinen Teilnehmerzahl, die pro Sitzung möglich sind, ist das Tool eher für kleinere Unternehmen geeignet.
Wichtig: Mikogo versteht sich nicht als Videochat-Programm, sondern als Screensharing-Software. Laut Stiftung Warentest werden lediglich Audiokonferenzen und das Teilen von Bildschirminhalten unterstützt, nicht jedoch Videokonferenzen.
- Preis: Kostenlose Version; Standard: 12,00 € pro Monat; Professional: 15,00 € pro Monat; Team: 45 € pro Monat
- Teilnehmer: bis 25 (50 Teilnehmer nur auf Anfrage)
- Bedienung: Moderne Bedienoberfläche, eingebauter Sitzungsplaner
- Nutzung: Windows, Mac und Linux; Android und iOS, Web-Anwendung
- Funktionsumfang: Audiokonferenzen, Telefoneinwahl, Screen-Sharing, Remote Zugriff, Aufzeichnungsfunktion, interaktives Whiteboard, File-Sharing, Chat
Das norwegische Online-Meeting Tool wurde 2013 unter dem Namen appear.in gelauncht und eignet sich für kleine bis mittlere Unternehmen. Für Videokonferenzen ist keine Installation notwendig, sondern Online-Besprechungen können ganz einfach per personalisiertem Meeting-Link im Browser stattfinden. Mit fünf Millionen Nutzern zählt Whereby noch zu den etwas unbekannteren Meeting-Lösungen.
- Preis: Free-Version: kostenlos; Pro-Version: 6,99 $ pro Monat & Lizenz, Business-Version: 9,99 $ pro Monat & Lizenz
- Teilnehmer: bis 100
- Bedienung: Nutzer auf Capterra loben die Einfachheit, Keine Installation oder Downloads, kein Login für Gäste
- Nutzung: Windows, Mac und Linux; Android und iOS
- Funktionsumfang: Screen-Sharing, Breakout-Rooms, Aufzeichnungen
- Integrationen: Miro, Google Docs, Trello, YouTube, Outlook, Slack
